Týká se vás to? Je to pěkně nepříjemné polykat den po dni frustraci z nikdy nekončící záplavy úkolů, na které si připadáte sami… Řešení? No, víc už zabrat nemůžete a přifouknout dnům hodiny a sobě energii taky nejde. Vytvořte si v práci prostor na skutečně důležité činnosti. To, co dělat nemusím, nedělám! Má to totiž nejspíš dělat někdo jiný. A když nikdo jiný není? Práci předávám všude tam, kam můžu. Nacházím řešení, vytvářím si ho. NETOPÍM SE, plavu kraula.
A co jsou skutečně důležité úkoly?
- Jste majitelem firmy? Pak je to to, co rozhoduje o vašem byznyse. A to rozhodně není nákup čajů pro zaměstnance nebo doplňování papírů do kopírky. To je úkol pro šikovnou asistenční sílu nebo stážistu.
- Jste zaměstnanec? Pak jsou to činnosti, za něž vás platí = co máte v popisu práce. Máte-li řídit tým, znamená to řídit určenou skupinu lidí a ne bezhlavě dělat všechno. Občas dokonce za druhé, protože oni to nedělají pořádně nebo neví jak, že…
Jenže tohle si obvykle neuvědomujeme – děláme zkrátka někdy práci za druhé. Práci, která nám nepřísluší. Za své podřízené, za své kolegy, členy týmu. Je čas s tím skoncovat!
Jak zatočit s úkoly, které vám nenáleží?
Udělejte si takovou soukromou minianalýzu – viz tabulka níže. Vytvořte si přehled, kde si podrobně zanalyzujete své aktivity, činnosti, úkoly. V tomto pořadí, žádné skákání:
- Vypište si všechny činnosti, jež děláte
- Odpovězte si: Je nutné/nezbytné dělat tuto činnost? Např. kvůli chodu firmy, legislativě…
- Odpovězte si: Baví mě to? Chci to dělat JÁ, jde to ze mě?
- Pokud to já dělat nechci a nestojí to na mně – kdo to může dělat? Mám konkrétní osobu? Nebo ji ještě nemám? Jaké je řešení v tomto bodě? Nevadí, že zatím nikoho nemáte – ale už s jistotou víte, že to nechcete dělat vy, a musíte najít řešení. A to v horizontu, který si můžete dovolit.
- Napište si poznámky: pokud bych to někomu předal – za jakých podmínek… co nějaký manuál, check-list? Mám na to postup?
- Poznámka č. 2: POTŘEBUJI/ NEPOTŘEBUJI na to postup, plán?
- Poznámka č. 3: Kdy přesně činnost předám, kdy vytvořím manuály, postupy? Stanovte si termíny. Září, říjen… nebo třeba po kvartálech. Není nutné vše vyřešit naráz a hned. Pěkně postupně, dejte si čas, žádné nervy. Není dobré přepálit start, je důležité doplavat do přístavu:-)
Tip navíc
PŘEDÁVÁNÍ PRÁCE – jak na to
Když někomu něco předáváte, domluvte se spolu na „zkušebním období“ – např. si každou středu v jednu po obědě spolu sednete a poladíte případné vady na kráse. Stanovte si to jako závazné termíny v diáři.
Až si uvolníte ruce od zbytečných úkolů a činností, které může kompetentně převzít někdo jiný, to se vám to bude pracovat!
