Neznič se hned ráno. Ukočíruj svůj pracovní harmonogram

Většina z nás chce být v práci maximálně efektivní po celý den. Všude se skloňuje produktivita práce. Poradím vám, jak vyzrát na souboj času a priorit, i když se na vás „valí“ úkoly ze všech možných stran. A všechny z nich hoří.

Běžné ráno v práci přehlceného zaměstnance Honzy

Honza jde v 7 hodin do práce a cestou se mu v hlavě motají myšlenky na práci. Ví, že by měl raději poslouchat nějakou hudbu, ale ta hlava! Nedá si pokoj. A tak vymýšlí, co udělá jako první, až přijde do kanceláře. A jak zvládnou ten konflikt na pracovišti s nepříjemnou kolegyní. Navíc za týden má předložit konečnou verzi projektu, do kterého se mu nechce, a tak jej odkládá a odkládá…

Plán sestřelen hned na začátku

Honzovo přesvědčení, že dnes zvládne vše, co potřebuje, se rozbíjí hned na začátku dne. Plán – konečně se pustit do projektu hned ráno, vzal za své přesně ve chvíli, kdy zapnul svůj laptop a vyhrnula se na něj smršť nových emailů (většina z nich označena jako naléhavých). Hlava šrotuje: „Jaký email mám otevřít jako první?“ Mezi tím volá nadřízený a chce rychlý komentář. Sotva Honza ukončí hovor, na dveře jeho kanceláře klepe kolega, který teď a hned potřebuje radu. Pomóóóc! Plán je sestřelen hned v začátku.

Na velkou produktivitu v práci to (už) nevypadá, spíše na hašení požárů. Co je důvodem?

Hlava stále jede na plné obrátky, je 10:30. Honza rychle vyřešil naléhavé problémy, a tak konečně zase sedá k počítači a jde na „ty“ emaily: „Který první?“ Honza se začíná cítit vyčerpaně.

Ani se nedivím. Mozek spotřebovává velké množství energie na práci s myšlenkami. Není možné dlouhodobě pracovat s více myšlenkami najednou. Velice rychle ubývá sil.

Pokud se tedy Honza rozhodne, že dodrží svůj původní plán – že půjde vyřešit konflikt na pracovišti a potom se pustí do projektu, který má brzy odevzdat, začne mít hlavu buď jako „včelí úl“, kde mu lítá jedna myšlenka za druhou, nebo mu hlava „jakoby“ vypoví službu. Vypne. „Harddisk is overloaded.“

Neznamená to, že Honza dostatečně nezvládá svou práci. Jde o to, že nepracuje dobře se svou „hlavou“, protože nezná zákonitosti práce s mozkem.

8 tipů, jak mít svůj den pod kontrolou, aneb jak zkrotit svou hlavu

1. Stanovte si, jaké úkoly jsou pro vás prioritní (všeobecně). Např. vždy, když něco požaduje zákazník, jeho žádost je automaticky priorita (to je fakt, nad kterým už nemusíte nikdy přemýšlet).
2. Cestou do práce, pokud již přemýšlíte nad pracovní náplní, napište si na papír (nebo do mobilu – prostě tam, kde vám to vyhovuje) poznámky, které máte v hlavě. Jezdíte-li autem, je užitečné si své poznámky namluvit na diktafon. Následně zapsané myšlenky „pusťte“ z hlavy ven. Máte je zapsané, neztratí se. Věřte, že pokud je nezapíšete, budete vykládat velkou energii na to, abyste si vše zapamatovali, a to po ránu není nutné. ŠETŘETE ENERGII, kde můžete, budete ji potřebovat ještě jinde.
3. Úplně prvním ranním úkolem v práci bude, že si stanovíte pracovní priority 1 – 2 – 3 – 4 – 5 k jednotlivým činnostem, které vás daný den čekají (nezapomeňte si přibrat na pomoc vaše poznámky, které jste si zapsali nebo namluvili cestou do práce).
4. Přední číslo z priorit by měly obsadit strategické úkoly nebo ty, které jsou obtížné. Vyčleňte si na ně určitý čas, např. 1-2 hodiny. Více stejně „nedáte“ a od úkolu odběhnete prokrastinovat. Mrknete se, co píšou české deníky, interní web, co bude na oběd… Ne, nenechte se rušit. Vypněte mobil nebo jej alespoň ztlumte. Neodbíhejte k emailům a firemním komunikacím (vůbec se na ně nedívejte). Hodinu, dvě, to vydrží. Opravdu. A pokud ne, jistě vám druhá strana zatelefonuje na pevnou linku. Připomínejte si, že tohle je v zásadě jediný čas, kdy můžete tyto složité úkoly řešit. Nenechte si jej vzít. Nebo to chcete dělat (zase) večer? Až uložíte děti? Raději vyměníte volejbalový zápas s kamarády za dodělání úkolu, který prostě přes den nešel splnit, protože emaily byly důležitější? Ne, takhle to nechcete…
5. Teprve až poté, co dokončíte (nebo vám uplyne vámi vyměřený čas) strategické úkoly, pusťte se do emailů a denní operativy.
6. Všechny myšlenky, které se vám honí hlavou a stahují vás od práce, si zapisujte někam vedle, udělejte si tzv. „parkoviště myšlenek.“
7. Vraťte se k myšlenkám „z parkoviště“, až dokončíte to, co jste začali.
8. Na konci pracovního dne si „načrtněte“ priority (nebo seznam úkolů) na následující den. A další den – začněte od bodu 1.

Cílem je šetřit hlavě energii a v jednom okamžiku pracovat vždy s omezeným množstvím myšlenek a témat. Teď řeším TOTO a řeším to teď. „Druhé TOTO“ je mi aktuálně putna. Budu se mu věnovat, jakmile na něj přijde ten správný čas. Mám přece vše zapsané, takže mi nic neuteče.

Vrhněte se do nového stylu myšlení v práci hned teď. Nikdo jiný to za vás neudělá. Připravte se na to, že vám to ze začátku možná nepůjde přesně tak, jak byste chtěli. Je potřeba si přiznat, že vaši hlavu řídí naučené stereotypy a jejich změna může chvilku trvat. Tedy, vytrvejte! Odměnou vám bude dobrý pocit z dobře vykonané práce a více energie.

Chraňte sami sebe a buďte k sobě trpěliví. Cesta k syndromu vyhoření je rychlá, ale vy se můžete bránit. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak funguje náš mozek, doporučuji knihu Davida Rocka: Jak funguje váš mozek.

Nejde vám to?

Přestaňte si lámat hlavu, co s tím. Profesionální pohled zvenku dokáže objevit nečekané souvislosti a nabídnout jednoduchá a přitom efektivní řešení – zvedněte sluchátko a domluvte si se mnou osobní schůzku.

Jsem připravena vám pomoci

helena

Mgr. Helena Macková

Osobní kouč pro talent, kariéru a osobní štěstí
Personální konzultant pro firemní změny

Kam dál? Vyberte co je vám nejbližší

Koučink, osobní rozvoj

Váš potenciál - naplňujete ho? Co kdyby pozitivní změny ve vašem životě probíhaly rychleji, efektivněji? Pořádný nádech a... pojďte se mnou odstranit bloky a nastartovat potřebné změny. Bude to intenzivní, ale zábavné a “téměř bezbolestné”!

VÍCE INFORMACÍ

Personalistika

Potřebujete (pře)nastavit firemní kulturu nebo organizační strukturu se vším všudy? Důkladný personální audit, postavit do latě personální procesy, vyladit komunikaci napříč celou firmou, zefektivnit pohovory, vyjasnit kompetence a klíčové pozice?

VÍCE INFORMACÍ

Školení

Nestůjte sami sobě v cestě - zapracujte na sebevědomí, sebepřijetí, na vztazích s ostatními. Leadership, ženský leadership, firemní kultura, personalistika v praxi… zapracujeme na tématu dle vaší volby - pokud se nebojíte být opravdu sami sebou.

VÍCE INFORMACÍ

Helena Macková - Sebekoučink

Sebekoučink
Když najdeš odvahu a změníš pohled sám na sebe, začnou se dít věci. Jednodenní workshop.

VÍCE INFORMACÍ