Šablona personálního auditu – příprava, otázky a vyhodnocení

Rozhodli jste se pro personální audit ve firmě? Využijte přehledný a krátký návod, jak se v něm neztratit, na co si dát pozor, a jak výsledek interpretovat.

V článku najdete:

• Fáze personálního auditu
• Tip pro urychlení práce
• Otázky pro respondenty
• Stáhněte si návod (ZDARMA)

Úvod

Co je to personální audit najdete v článku Personální audit ve firmě – kdy je potřeba a co od něj očekávat. Zde už najdete konkrétní postup, který jako personální auditorka sama používám – a předávám jej takto jako inspiraci dál.

Fáze personálního auditu

1. Oznámení

Sdělte týmu/firmě, že se bude konat audit. Co je účelem, jak bude probíhat, jak bude vypadat výstup a co bude následovat po auditu

2. Příprava

Nachystejte si otázky na kvalitativní výzkum (podle vzoru) a popř. šablonu na měření „tvrdých dat“ (pokud je měříte. Např. časové snímky dne)

3. Zpracování dat

Jedná-li se o rozhovory, rozdělte odpovědi z fáze 2 do SWOT analýzy (1. Interní vlivy: Strenghts = silné stránky, Weaknesses = slabé stránky 2. externí vlivy: Opportunities = příležitosti, Threathts = hrozby) a do dalších kategorií (např. motivace)

Pro lepší orientaci jsou otázky, které se vztahují k nějaké sledované kategorii barevně označeny. Výsledky z rozhovoru (data) je třeba rozdělit/rozbít na jednotlivé buňky a z nich pak znovu skládat mozaiku – celkový obrázek. Nedržte se striktně otázek v rozhovoru (pouze kostry), nejlepší je používat zdravý selský rozum a intuici (pouze v kladení otázek. Ne v interpretaci!!!)

4. Interpretace získaných dat

V interpretaci – tady striktně pracujte pouze s daty, jaké máte, co jste se dozvěděli, ne s domněnkou – ke všemu vlastní!

5. Návrh opatření – co dál na základě výsledku auditu?

Na základě získaného výsledku (tj. na základě zpracování dat a interpretace) navrhněte dle svých zkušeností a znalostí co dál, ideálně v této skladbě:

• CO se má změnit
• PROČ
• POTŘEBNÉ ZDROJE (procesy, nástroje, kapacity)
• KDO (zodpovědná osoba)
• KDY

Tip pro urychlení práce

Odpovědi dotazovaných si již v průběhu rozhovoru zapisujte barevně – dle sledovaných kategorií. Pomáhá to v orientaci při zpracování dat a navíc to značně urychluje práci.

Sledované kategorie:

• Silné stránky
• Slabé stránky
• Externí hrozby
• Příležitosti
• Motivace
• Doporučení svým známým a blízkým? ANO/NE

Otázky pro respondenty

1. Práce a pracovní pozice

• Jaká je vaše odpovědnost?
• Jaká je vaše pravomoc/ mandát k výkonu své odpovědnosti? Máte všechno co potřebujete? Nebo něco chybí? Co konkrétně?
• Kariérní plány – můžete se kariérně posunout? Jak se to může stát?
• Zastupitelnost – když jedete na dovolenou a nebo váš kolega, jak je to zajištěné?
• Máte vše k práci co potřebujete? Chybí něco? Nebo mohlo by být něco jinak? (silné a slabé stránky, příležitosti)
• Jak se dozvíte, že svou práci děláte dobře a nebo ne – práce se zpětnou vazbou (ocenění a pochvaly – motivace)

2. Hodnocení, osobní postoj

• Jak dlouho tady pracujete? A proč tak dlouho (pokud dlouho)?
• Co je plus? (silné stránky)
• Co je mínus? (slabé stránky)
• Jak byste popsali firemní kulturu? (silné a slabé stránky)
• Jak chápete podle vás poslání společnosti, vizi, cíle?

3. Srovnání s konkurencí

• Jak si podle vás firma stojí na trhu?
• Co je plus? (silné stránky)
• Co by mohlo být jinak? (slabé stránky)
• Co by podle vás měla dělat společnost, aby byla nejlepší v Evropě (na světě)?

4. Vztahy a komunikace, atmosféra

• Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: zaměstnanci a vedení/majitel?
• Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: vy a přímý nadřízený?
• Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: kolegové uvnitř týmu?
• Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: ostatní kolegové napříč firmou?

Doporučení, motivace, loajalita

• Doporučil/a byste svým známým a blízkým práci v této společnosti? ANO/NE (motivace)

Jak zapisovat odpovědi respondentů

Odpovědi uvádějte zásadně anonymně. Přehazujte pořadí, aby nebylo poznat, kdo to sdělil. Vyplývá-li z nějaké odpovědi jasně, kdo to sdělil, vynechájte toto sdělení (pokud nemáte svolení od dotazovaného, že s použitím souhlasí)

Šablona personálního auditu

Podělte se se mnou

Pustili jste se do personálního auditu, nebo o něm zatím jen přemýšlíte? Budu ráda, když mi napíšete své zkušenosti, ať už jsou jakékoli. V případě, že byste v nějaké fázi potřebovali pomoci, nebo si jen potřebovali vyjasnit zadání pro váš audit, můžete se na mě také obrátit.