Šablona personálního auditu – příprava, otázky a vyhodnocení

Rozhodli jste se pro personální audit ve firmě? Využijte přehledný a krátký návod, jak se v něm neztratit, na co si dát pozor, a jak výsledek interpretovat.

V článku najdete:

Úvod

Co je to personální audit najdete v článku Personální audit ve firmě – kdy je potřeba a co od něj očekávat. Zde už najdete konkrétní postup, který jako personální auditorka sama používám – a předávám jej takto jako inspiraci dál.

Fáze personálního auditu

1. Oznámení

Sdělte týmu/firmě, že se bude konat audit. Co je účelem, jak bude probíhat, jak bude vypadat výstup a co bude následovat po auditu

2. Příprava

Nachystejte si otázky na kvalitativní výzkum (podle vzoru) a popř. šablonu na měření „tvrdých dat“ (pokud je měříte. Např. časové snímky dne)

3. Zpracování dat

Jedná-li se o rozhovory, rozdělte odpovědi z fáze 2 do SWOT analýzy (1. Interní vlivy: Strenghts = silné stránky, Weaknesses = slabé stránky 2. externí vlivy: Opportunities = příležitosti, Threathts = hrozby) a do dalších kategorií (např. motivace)

Pro lepší orientaci jsou otázky, které se vztahují k nějaké sledované kategorii barevně označeny. Výsledky z rozhovoru (data) je třeba rozdělit/rozbít na jednotlivé buňky a z nich pak znovu skládat mozaiku – celkový obrázek. Nedržte se striktně otázek v rozhovoru (pouze kostry), nejlepší je používat zdravý selský rozum a intuici (pouze v kladení otázek. Ne v interpretaci!!!)

4. Interpretace získaných dat

V interpretaci – tady striktně pracujte pouze s daty, jaké máte, co jste se dozvěděli, ne s domněnkou – ke všemu vlastní!

5. Návrh opatření – co dál na základě výsledku auditu?

Na základě získaného výsledku (tj. na základě zpracování dat a interpretace) navrhněte dle svých zkušeností a znalostí co dál, ideálně v této skladbě:

  • CO se má změnit
  • PROČ
  • POTŘEBNÉ ZDROJE (procesy, nástroje, kapacity)
  • KDO (zodpovědná osoba)
  • KDY

Tip pro urychlení práce

Odpovědi dotazovaných si již v průběhu rozhovoru zapisujte barevně – dle sledovaných kategorií. Pomáhá to v orientaci při zpracování dat a navíc to značně urychluje práci.

Sledované kategorie:

  • Silné stránky
  • Slabé stránky
  • Externí hrozby
  • Příležitosti
  • Motivace
  • Doporučení svým známým a blízkým? ANO/NE

Otázky pro respondenty

1. Práce a pracovní pozice

  • Jaká je vaše odpovědnost?
  • Jaká je vaše pravomoc/ mandát k výkonu své odpovědnosti? Máte všechno co potřebujete? Nebo něco chybí? Co konkrétně?
  • Kariérní plány – můžete se kariérně posunout? Jak se to může stát?
  • Zastupitelnost – když jedete na dovolenou a nebo váš kolega, jak je to zajištěné?
  • Máte vše k práci co potřebujete? Chybí něco? Nebo mohlo by být něco jinak? (silné a slabé stránky, příležitosti)
  • Jak se dozvíte, že svou práci děláte dobře a nebo ne – práce se zpětnou vazbou (ocenění a pochvaly – motivace)

2. Hodnocení, osobní postoj

  • Jak dlouho tady pracujete? A proč tak dlouho (pokud dlouho)?
  • Co je plus? (silné stránky)
  • Co je mínus? (slabé stránky)
  • Jak byste popsali firemní kulturu? (silné a slabé stránky)
  • Jak chápete podle vás poslání společnosti, vizi, cíle?

3. Srovnání s konkurencí

  • Jak si podle vás firma stojí na trhu?
  • Co je plus? (silné stránky)
  • Co by mohlo být jinak? (slabé stránky)
  • Co by podle vás měla dělat společnost, aby byla nejlepší v Evropě (na světě)?

4. Vztahy a komunikace, atmosféra

  • Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: zaměstnanci a vedení/majitel?
  • Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: vy a přímý nadřízený?
  • Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: kolegové uvnitř týmu?
  • Jaké jsou vztahy a komunikace ve vazbě: ostatní kolegové napříč firmou?

Doporučení, motivace, loajalita

  • Doporučil/a byste svým známým a blízkým práci v této společnosti? ANO/NE (motivace)

Jak zapisovat odpovědi respondentů

Odpovědi uvádějte zásadně anonymně. Přehazujte pořadí, aby nebylo poznat, kdo to sdělil. Vyplývá-li z nějaké odpovědi jasně, kdo to sdělil, vynechájte toto sdělení (pokud nemáte svolení od dotazovaného, že s použitím souhlasí)

Šablona personálního auditu

Podělte se se mnou

Pustili jste se do personálního auditu, nebo o něm zatím jen přemýšlíte? Budu ráda, když mi napíšete své zkušenosti, ať už jsou jakékoli. V případě, že byste v nějaké fázi potřebovali pomoci, nebo si jen potřebovali vyjasnit zadání pro váš audit, můžete se na mě také obrátit.

 

Líbil se vám článek? Podělte se s přáteli:
helena

Mgr. Helena Macková

Osobní kouč pro talent, kariéru a osobní štěstí
Personální konzultant pro firemní změny

Další články — případové studie z firem

Ve firmě vládne podivná nálada, nedaří se plnit dlouhodobé cíle, nastavené procesy se zdají být neefektivní, nebo zcela nefunkční, a vy nevíte proč? Tým je demotivovaný, neagnažovaný, unavený, chybí šťáva, energie a přemýšlíte co s tím? Firma rychle a nebo najednou vyrostla. Zaběhnutý systém práce/ běh firmy nějak nestačí, nevyhovuje. Jenže co a jak změnit? Máte hodně nebo málo lidí? A jsou to správní lidé na správných místech?

Vedení firmy a lidí je v zásadě jednoduché. Stačí si udělat jasno ve 4 základních věcech. Jak tohle uděláte, řízení lidí najednou půjde jakoby samo od sebe, motivace zaměstnanců půjde nahoru.

Vedení si stěžuje, že se lidé nechtějí vzdělávat, nezajímají se o novinky v oboru. A zaměstnanci zas říkají, že nemají podmínky a čas pro rozvoj. Výmluvy!

Personální audit v přední české společnosti dodávající komponenty pro mezinárodní automobilový průmysl

Kam dál? Vyberte co je vám nejbližší

Koučink, osobní rozvoj

Váš potenciál - naplňujete ho? Co kdyby pozitivní změny ve vašem životě probíhaly rychleji, efektivněji? Pořádný nádech a... pojďte se mnou odstranit bloky a nastartovat potřebné změny. Bude to intenzivní, ale zábavné a “téměř bezbolestné”!

VÍCE INFORMACÍ

Personalistika

Potřebujete (pře)nastavit firemní kulturu nebo organizační strukturu se vším všudy? Důkladný personální audit, postavit do latě personální procesy, vyladit komunikaci napříč celou firmou, zefektivnit pohovory, vyjasnit kompetence a klíčové pozice?

VÍCE INFORMACÍ

Školení

Nestůjte sami sobě v cestě - zapracujte na sebevědomí, sebepřijetí, na vztazích s ostatními. Leadership, ženský leadership, firemní kultura, personalistika v praxi… zapracujeme na tématu dle vaší volby - pokud se nebojíte být opravdu sami sebou.

VÍCE INFORMACÍ

Koučink přes Skype
Přemýšlíte o koučinku? I v době vládních omezení je to možné, ideálně ve formě videokonference (Skype, Teams, Zoom)

VÍCE INFORMACÍ