Vedení firmy a lidí ve 4 krocích na jedné A4

Toto jsou 4 oblasti, které každá prosperující firma musí vyladit:

1. Ujasnit si, proč firma vznikla, proč existuje. 
2. Dát jí jasnou strukturu, organizaci. Když vím, proč firma existuje, tak jaký je proces výroby? Jak se stane, že firma vygeneruje výsledek?
3. Mít správné lidi na správných místech a také vědět, podle čeho (se) to pozná.
4. Práce s lidmi, firemní kultura – chceme mít tým stabilní, motivovaný, angažovaný. Proč? Protože chcete, aby firma fungovala a plnila poslání své existence – to nás dostává zpět k bodu č.1 a kruh se hezky uzavírá. 

Existuje o tom spousta odborných knih. Já jsem vše shrnula na jednu A4 pomocí infografiky. Postupujte bod za bodem, shora dolů a výsledky vás neminou:

Tip – stáhnněte si infografiku jako PDF a vytiskněte

Podrobný postup ve 4 krocích

1. Ujasněte si proč vaše firma vznikla, jaká je STRATEGIE FIRMY, tedy:

• Proč naše firma existuje – co má tomuto světu přinést? Jaká je její přidaná hodnota, jaké je její poslání? A pro co hoří vaše srdce?
• Jaké máte vize: čeho chcete dosáhnout z dlouhodobého hlediska?
• O jaké hodnoty se vaše firma opírá? A jaké hodnoty vyznáváte vy osobně? Co je pro vás důležité?

Přemýšlejte nad otázkami, hledejte a najděte na ně odpovědi.

Když víte, kam vy a vaše firma kráčíte, pak už si stačí říct: a jak se stane, že „se to stane“? 

2. Definujte si organizační strukturu / popis pozic nebo rolí. Proč?

• Když znáte existenci firmy, tak jaký je vstup a výstup vašeho produktu/služby? Jak se stane, že „se to vyrobí“? Když znám vstup a výstup – co je mezi tím? Jaký je proces, tok? Ano, tohle je organizační struktura!
• POZOR! Vždy a zásadně nejdřív definujte pracovní pozice nebo role (a jasné konkrétní požadavky na ně) a teprve poté na ně dosazujte lidi. Nikdy naopak! Tohle je věčná chyba začátečníků nebo firem, které rychle narostly a chybí jim HR.
• Definujte si pozice nebo role*) a požadavky na ně: za co přesně tato pozice nebo role odpovídá, jakou má k tomu pravomoc/oprávnění to vykonávat (velkou, omezenou nebo třeba žádnou). Klidně si ke každé pozici udělejte excelovskou tabulku a na každý řádek věnujte jedné konkrétní pravomoci. Jak ideálně pozice/role vypadá, aby firmě co nejlépe sloužila? Tohle je firemní očekávání od pozice! 

(Jen tak se vyhnete pohromě, kdy si lidé sami v rámci své pozice hledají náplň práce, překračují své pravomoce, přeúkolovávají se nebo naopak flákají na úkor ostatních, přehazují odpovědnost jeden na druhého atd.)

• Dále se hodí mít vyjasněné cíle/úkoly na určité období. Čeho má pozice/role dosáhnout, aby firma plnila své zadání?

*) Pozice vs. role. V některých – zvlášť menších – firmách se může stát, že je méně pozic (pozice jsou univerzální), zato hodně rolí. A jeden člověk zastává paralelně několik rolí. I proto je užitečné popisovat jednotlivé role. A až se firma rozroste a bude si to moct dovolit, rozšíří své kapacity a role bude jen předávat. To šetří spoustu času i emocí na pracovišti.

3. Už máme pozice/role a teď na ně konečně můžeme dosadit správné lidi:

Opakuji, ne naopak! Tedy nikdy nehledejte pro šikovného člověka, čím byste ho zabavili… Jen když dodržíte správné pořadí, budete mít  SPRÁVNÉ LIDI NA SPRÁVNÝCH MÍSTECH. 

A podle čeho jste to poznali? Podle HODNOCENÍ. Hodnotíme vždy PŘÍSTUP A PRACOVNÍ VÝKON oproti našim definovaným POŽADAVKŮM na pozici. A jak kvalitně plní stanovené cíle a úkoly. Jak odpovídá jedinec firemnímu očekávání.

Zásady hodnocení:

• Hodnotíme pracovní výkon a přístup.
• Hodnotíme vždy jedince vs. pozici, ne jedince vs. jedince.
• Hodnocení je vzájemná debata, vyjasňování si očekávání a spolupráce.
• Hodnocení zahrnuje domluvu na budoucnosti – co bude dál. 

4. Motivace zaměstnanců. (Nejen) osobní rozvoj lidí. Hodnocením práce s lidmi začíná. 

Chceme mít spokojené zaměstnance, zdravou komunikaci ve firmě, stabilní a angažovaný tým. Jak tedy dále pracovat s tím, co se dozvíme z hodnocení? 

• Máme varianty: chceme spolu pokračovat dál ano – ne?
• Pokud ano, co dál? Následují rozvojové plány pro osobní rozvoj zaměstnance (= co je třeba dotáhnout do splnění ideálního popisu) nebo třeba zaučování na novou pozici, úprava mzdy atd.

Jak vidíte, i ta motivace a práce s lidmi je vlastně dost jednoduchá. Vždy to řešte ve směru k pozici/roli současné nebo budoucí. A je to!

TIPY 

• Buďte vždy transparentní a čitelní, jak jen to jde.
• Své požadavky a očekávání jasně popište a sdělte (diskutujte) se svými zaměstnanci – tohle dělá jasno a slaďuje vzájemná očekávání. Nedejte prostor domněnkám a pocitům křivdy. 
• Máme-li očekávání vyladěná, tak se nám mnohem lépe pracuje a dokonce i sděluje nepříjemné nebo nepopulární opatření.

Možná si nejste jistí, jak na tom u vás ve firmě jste, motivace zaměstnanců pokulhává, firemní kultura upadá… Dopřejte si PERSONÁLNÍ AUDIT a budete mít jasno, kde je zakopán pes.