Personální audit ve firmě – kdy je potřeba a co od něj očekávat

Ve firmě vládne podivná nálada, nedaří se plnit dlouhodobé cíle, nastavené procesy se zdají být neefektivní, nebo zcela nefunkční, a vy nevíte proč? Tým je demotivovaný, neagnažovaný, unavený, chybí šťáva, energie a přemýšlíte co s tím? Firma rychle a nebo najednou vyrostla. Zaběhnutý systém práce/ běh firmy nějak nestačí, nevyhovuje. Jenže co a jak změnit? Máte hodně nebo málo lidí? A jsou to správní lidé na správných místech?

V článku najdete:

• Co je personální audit?
• Co je výsledkem?
• Interně nebo externě?
• Personální audit krok za krokem
• Personální audit – cena
• Příklady z praxe
• Reference

Co je to personální audit?

Personální audit je proces, při kterém dochází k podrobnému zkoumání chodu firmy z personálního hlediska. Přehodnocují se interní procesy, rozdělení práce, organizační struktura, systém delegování, komunikace mezi pracovníky nebo časové kapacity. Základní podmínkou pro úspěšné realizování auditu je dobře definované zadání auditu. Na jaké otázky má audit odpovědět.

Co je cílem?

Odpověď na zadané otázky. Odpoveď na vydefinované zadání. Cílem personálního auditu není ovšem na otázky pouze odpovědět, ale také navrhnout řešení, jak odhalené problémy vyřešit.

Jaké otázky personální audit řeší?

Personální audit může firmě pomoci najít odpovědi například na tyto otázky:

• Jaká ve firmě panuje nálada? Jsou zaměstnanci spokojení a motivovaní?
• Jsou zaměstnanci přetížení nebo naopak nevytížení?
• Máme plány pro krizové situace? Jsou všichni zaměstnanci zastupitelní a je připravený systém delegující práci ve chvíli, kdy někdo vypadne?
• Jsou nastavené procesy efektivní? Nedělají se nějaké činnosti zbytečně?
• Máme vytvořený rozvojový plán zaměstnanců? Známe potenciál našich zaměstnanců?
• Funguje komunikace mezi vedením a zaměstnanci oběma směry?
• Znají zaměstnanci strategii firmy a ideu, kterou firma prosazuje?

Nejčastěji se na personální auditory obracejí firmy, které zažívají personální krizi nebo pokles zisků. Audit ale může absolvovat i firma, která roste, jejíž zaměstnanci jsou spokojení a nastavené procesy ve firmě fungují dobře. Vhodný moment k personálnímu auditu může být totiž okamžik, kdy vedení firmy potřebuje oporu pro rozhodnutí, jak firmu rozvíjet a posouvat dál. V období blahobytu je také dobré připravit se na krizi, která může přijít kdykoliv.

Výsledek auditu a co dál?

Výsledky auditu jsou obvykle určeny hlavně pro vedení firmy, ale auditor může podle dohody vytvořit i zprávu pro zaměstnance. Výhodou personálního auditu je delegace povinnosti komunikovat nepříjemné skutečnosti z vedení firmy na auditora. Důležité je prezentované výsledky okamžitě reflektovat a učinit navržená opatření. Jinak ve firmě hrozí rozšíření dojmu, že nákladný a časově náročný audit byl zbytečný.

Kdy stojí za to uskutečnit personální audit?

Pouze, pokud se vedení firmy chce pustit do nějaké akce, změny, a to ihned (co nejdříve od realizace auditu).

Vedení musí být ochotné si výsledky vyslechnout (někdy i nepříjemné) a pracovat s nimi dál. Viditelně, deklarovaně. Pak to má smysl pro obě strany, jak zaměstnavatele, tak zaměstnance. V opačném případě hrozí zbytečně proinvestované peníze a porušené konto důvěry mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem.

Kdy si udělat audit sám a kdy požádat odborníka

Audit obvykle provádí najatý odborník, který jako externista nemá vazbu na dané pracovní prostředí, a je tak schopný nezávisle posoudit situaci a rozlousknout jádro problému. Někdy je problém ve firmě veřejným tajemstvím, o kterém mluví všichni kromě managementu. I v takovém případě pomůže člověk zvenčí, který lidem ve vedení otevře oči.

Sami si ve firmě můžete udělat personální audit formou anonymních dotazníků nebo anonymního průzkumu, kde  se zjišťují názory na daná témata, popř. můžete provést firemní měření např. snímek pracovního dne, přepočet na produktivitu apod.

Výhodou je, že neplatíte externího odborníka, nicméně je občas velmi nepříjemné interně sdělit nezaujatě problémy a nezaujatě je vidět.

TIP: Jak na personální audit vlastními silami + šablona ke stažení zdarma

Kdy se do auditu raději nepouštět vůbec

Nepouštějte se do auditu, pokud s výsledkem nechcete, nebo momentálně nemůžete pracovat z různých důvodů. Museli byste dělat nepopulární opatření (ale i ty jdou dělat s elegancí, když se na to dobře nachystáte).

Už jste se pro personální audit rozhodli. Jak probíhá?

Personální audit krok za krokem

Strukturovaný návod najdete zde

• Vedení firmy na začátku definuje jasné zadání a otázky, na které by měl audit odpovědět.
• Auditor společně s vedením firmy vybere cílovou skupinu, které se bude audit týkat (například střední management nebo výroba).
• Na začátku je také stanoven časový rámec auditu. Všichni účastníci by měli vědět, jak dlouho bude audit probíhat a co to znamená pro chod firmy.
• Auditor má promyšlenou komunikační strategii – tedy kdy a komu bude oznamovat dílčí nebo závěrečná zjištění.
• Hlavní částí auditu jsou rozhovory se všemi účastníky z vedení i z řad zaměstnanců o tom, jak se v práci cítí, jaké mají kompetence, jak funguje týmová komunikace a podobně. Auditor se v rozhovorech snaží odhalit skryté problémy.
• Auditor analyzuje také dokumenty, jako je evidence docházky nebo data o produktivitě zaměstnanců. Zajímá se o to, jak jsou nastavené interní procesy, a jak to vypadá v praxi. Tato fáze může společně s rozhovory trvat i několik týdnů.
• Zjištění a doporučení auditor zpracuje do závěrečné zprávy, kterou předá firmě.
• Vedení firmy přijímá opatření doporučené auditorem.

Odhad nákladů a celková doba realizace

Délka trvání a ceny jsou orientační. Celkové náklady odvíjí od toho, co se zjišťuje a měří a co vše je zahrnuto do výstupu.

Realizované audity, moje zkušenost & příklady z praxe

Problém, který bývá přehlížen

• většinou se ukáže, že není nutné navyšovat počet zaměstnanců – i když si to zaměstnanci sami nemyslí a nemyslí si to ani jejich nadřízený. Ukazuje se, že firma (vedoucí, zaměstnanci) trpí provozní slepotou, dělají vše třeba s nejlepším úmyslem, ale z historických důvodu – nemění zaběhlé postupy a procesy a náplň práce podle situace… ale jedou v zajetých kolejích… dělají nějaké činnosti už na víc, nebo zbytečně, nebo se dublují někde i triplují, nebo dělají lidi úkony, které má dělat jiná oddělení.
• ukazuje se, že lidé přebírají za druhé úkoly, které dělat nemají (protože je jim nepříjemné odmítnout pomoc, nebo chtějí vypadat dobře a chtějí se zalíbit), na druhou stranu pak gro své pracovní náplně nedělají, protože ji nestíhají… (toto je klasická ukázka – domnělé přetíženosti) – prostě nejsou přesně a jasně definovány procesy (hranice – kde začíná práce a kde končí) a jasné zodpovědnosti a pravomoci k výkonu práce. A za tohle by měly následovat jasné odměny a taky řešení, když se to neděje!

Příklady z firem

Firma 1

Vedení chtělo vědět, zda je na místě navýšit kapacitu. Výsledkem bylo, že nejde o navýšení kapacity (tohle se zaměstnancům rozhodně nelíbilo), ale že je třeba posílit úroveň vedoucích a přenést zodpovědnost, tam kde má byt a jinak zorganizovat provoz. Bohužel, někdy výsledky auditu jsou pro zaměstnance nepříjemné, choulostivé.

Chtěla bych zdůraznit, že chovám ke všem zaměstnancům úctu. Nemůžou za to, provozní slepota a zaběhnuté koleje znemožňují zaměstnancům myslet jinak, tj. hledat řešení a cesty místo vyhledávání důvodů, proč něco nejde.

Firma 2

Na ekonomickém oddělení celý tým svorně jako jeden muž tvrdil, že nic nemůžou dělat jinak a že jsou přetížení.  Výsledek byl opět jiný než pocit zaměstnanců (který v žádném případě nesnižuji). Navrhla snížit počet o lidí o 20% a přeskládat oddělení a činnosti, jasně definovat pracovní pozice, odpovědnosti, pravomoc a procesy

Dále se ukazuje, že bývá problém ve vedení společnosti, a to obvykle v komunikaci firemní strategie a vize. Kam společnost směřuje během 5 let.. a na co se teď zaměřuje… nejbližší 2 roky a jaká je strategie na tento rok. Lidem nebývá jasno, co přesně se po nich chce. Za co jsou přesně odpovědni a jakou mají pravomoc k výkonu práce, co můžou sami rozhodovat a co už ne. Ano, lidi po tom volají, na druhou stranu se ale vyhýbají zodpovědnosti přesně za to, co mají dělat.

Firma 3

V jedné výrobní společnosti se ukázalo, že zaměstnancům není jasné kam firma směřuje a co se po nich vlastně doopravdy chce. Lidé měli pocit, že jim vedení nedůvěřuje, majitelé si zase mysleli, že zaměstnanci nechtějí zodpovědně pracovat. Výsledkem bylo: změnit komunikaci, vyjasnit strategii firmy, posílit stupeň středního managementu (resp. jej zavést a udělit kompetence a definovat zodpovědnosti). A vše náležitě od komunikovat.

Pozor, není vše jen v krizi, audit si zadávají i společnosti, kde to dobře funguje,  ale chtějí svou firmu posunout dál, nebo se neustále držet v proudu rozvoje.

Firma 4 a 5

Výsledek u obou firem byl, že jdou dobrým směrem, ale trochu uhýbají „liškám“ ( tj. senioři se zkušenostmi, ale neochotou se o zkušenosti dělit a rozcházející se s firemními hodnotami) na kterých domněle firma stojí. Navrhla jsem jasně definovat – jak pracovat s těmi, co sice mají výsledek, ale přístup k práci /týmu, kolegům, k vedení) je destrukční. Prostě kverulují a tým to negativně ovlivňuje. Kdo to je a co s těmito lidmi dál? Nastavit mechanismy na ošetření tohoto rizika (co by se stalo, kdyby měli ze dne na den skončit), nebo naopak, jak některé členy týmu více zapojit do řízení společnosti a podílu na celkovém výsledku firmy.

Inspirujte se:

Časopis HR Forum – téma personálníhoauditu s mými citacemi

Reference od klientů

Velmi si cením všech svých klientů, co se do auditu pustili, jejich odhodlání pohlédnout surové realitě do očí a snažit se o změnu. Také si cením otevřenosti zaměstnanců, se kterými probíhají rozhovory. Někdy to bolí, ale skrze tento ozdravný proces přichází pozitivní  změna. Děkuji všem!

Helena se na naši firmu dokázala podívat s nadhledem, což oceňuji nejvíce. Má velmi dobrý odhad na lidi, dokáže najít slabé a silné stránky firmy i lidí. Výstupem její práce byla analýza, díky které jsme mohli lépe rozhodnout, jakým směrem se jako firma máme vydat. Nejvíce se mi na ní líbilo asi to, že se nemusí sama moc prodávat, protože výsledky mluví za ni. Nemáte pocit, že vás tlačí, kam nechcete, je velmi přirozená a naopak dává velmi konkrétní rady a příklady, jak situace řešit. Za mě i za kolegy je to člověk na správném místě a jedině doporučujeme!

Ing. Michaela Šafářová, JS Lab, manažerka laboratoře, zástupce CEO

Služby paní Mackové jsem si našel na internetu, kde nabízela jako spousta dalších, personální audit. Požadoval jsem nezávislý pohled na chod naší organizace, abych nebyl napadán, že někomu nadržuji či straním. Ten jsem si nechal udělat vzhledem k neutěšené situaci v našem zařízení, kde byl stále se opakující problém ze strany zaměstnanců – máme hodně práce, je nás na ni málo. Vzhledem k tomu, že není možné z finančních důvodů posílit personál, nezbylo mi, než zkusit audit. Od auditu jsem očekával především jasné sdělení, kde je chyba. Máme na danou práci málo zaměstnanců, odvádí zaměstnanci rychle a kvalitně svoji práci nebo je špatně nastaven celý systém?

Závěry auditu mě ujistily v jedné důležité věci, naši zaměstnanci jsou pracovití a svou práci odvádí v rámci omezených možností kvalitně. Jako zásadní problém se ukázaly dva nedostatky – špatně nastavený systém práce a vedení týmu.

Není nutné nacházet závažné nedostatky, stačí najít, pojmenovat a vyřešit drobnosti, které nám ani tak zásadní nepřipadají, a to se paní Mackové v našem zařízení povedlo. Zprvu jsem očekával, že budu muset udělat zásadní změny, nalezení jednoduchého řešení mě ale příjemně překvapilo.

Paní Mackové bych tímto rád poděkoval za nalezení drobností, které se ukázaly být zásadními.

PhDr. Leoš Spáčil, Habrovanský zámek, příspěvková organizace, ředitel

Helena Macková pro nás realizovala personální audit. Již po prvním setkání bylo zřejmé, že jsme zvolili více než dobře. Její energie, pozitivní přístup a víra ve změnu je nakažlivá. Dokáže věci pojmenovat pravými jmény a velmi rychle se zorientovat v situaci. Audit proběhl hladce, výsledek byl podpořen maximem možných dat a faktů, doporučená řešení byla jasná a problémy zřetelně identifikované. Výstup z auditu nám pomohl při rozhodování o změnách a nastartoval další procesy vedoucí nejen k jejich realizaci.

Mgr. Lenka Havlátová, personalistka, Centrum Kociánka

A co přinese personální audit vaší firmě?