Jak smysluplně zatočit s mítingy?
Tak za prvé: Ukotvěte se mentálně!
Sledujte vždy účel jednání: jaký je účel porady a s čím tam jdete vy? Ladí to spolu dohromady?
A ne, nemusíte se obhajovat! Není vám 10. Jste dospělí. Pokud po vás někdo žádá vysvětlení, tak: je-li to v souladu s plánovovanou agendou – pak podejte vysvětlení. Není-li – domluvte se na jiný čas a do této debaty se nepouštějte. (Tip: Nachystejte si záchranné věty, jakými to „odpálíte zpět“. Např.: Tohle není předmětem dnešního mítingu, ale je to důležité, tak po poradě se pojďme domluvit, kdy si na to sedneme.)
Berte to vše odosobněně, tj. co nejvíce pracovně jako fakta. Nic míň, nic víc. Jste v korporaci, tak si uvědomte:
Korporace … mocenské boje jsou a budou… tak to je! Naučte se s tím fungovat, systém nezměníte. Kdo to zkouší, vykrvácí nebo vyhoří.
A dělejte tyto logické, rozumové (rozumné) kroky:
Příprava a jasné zadání na 1. místě:
- Vždy stanovte agendu: co se bude řešit, od koho se co k danému tématu očekává, čas, jaký budete věnovat tomuto bodu.
- Určete, kdo poradu vede, kdo zapisuje (i kdy bude zápis hotov) a kdo sleduje čas (time keeper). Že je to směšné? Není! Tohle všem ušetří frustraci z nekonečně natahované porady. Tímto budete mít čas konečně pevně v rukách. Jste to vy, kdo vede poradu? Nezapomeňte – vy ji řídíte! Je to na vašich bedrech, nenechte si to vzít. Kdo řídí koně? Ten, kdo drží opratě.
Jaký je ÚČEL PORADY? Držte se ho zuby nehty. Jde-li porada jiným směrem? Vraťte ji sebevědomě zpět: „Odbíháme od tématu, pojďme se vrátit zpět…“
Pokud přesto stále někteří odbíhají, tak vyjasněte: chcete stále držet agendu a téma, nebo se agenda proměnila? Můžete to rozhodnout na místě vy, nebo si to odhlasovat s týmem. Ale změna musí explicitně zaznít.
- Pokud se však chcete držet původního tématu, všechny „nové“ myšlenky a co kdo chce řešit zaznamenejte bokem na flipchart, papír… a pokud zbyde čas, vrátíte se k tomu, nebo to bude bod do příští porady.
- V případě, že jste si odhlasovali změnu v agendě, řekněte jasně, že původní téma je v této chvíli ukončeno. (A to s jakým výsledkem? Pokud s žádným – i to pojmenujte!) Poté zavelte, že zahajujete téma nové.
Zavládnou-li vzrušené emoce a dynamická chvilka, tak skočte k flipchartu a vypište vše, co koho trápí:
- Hledáme řešení – teď v dané situaci?
- Hledáme viníka – kdo za to může?
- Hledáme poučení ze situace, aby se to už neopakovalo?
Ano, tohle může být. Vypište to všechno a začněte řešit bod po bodu. Separátně. Vyberte jako první bod ten, který je pro vás momentálně nejdůležitější. Jak jej vyřešíte, skočte na další.
Skvělá práce, porada končí!
Shrňte, na čem jste se dohodli. Stanovte, kdy a od koho přijde zápis z porady. Nezapomeňte všem poděkovat, že tentokrát jste ukočírovali čas i řešení. A že to šlo tak hladce. Nebo že to chvílemi úplně hladce nešlo, přesto jste to zvládli. Obojí je okay! ☺
