Pomoc, nestíháme, zase jsme nedodrželi plán!

Věčně nestíháme. To nás stresuje. Naplánujeme něco sebelíp a ono to zas nedopadne! Prostě plánujte. Kontrolujte kroky, vyhodnocujte.

Věčně nestíháme. A to nás stresuje. Namyslíme si něco sebelíp… a ono to zase nedopadne! Napadá vás, že to nemůžete ovlivnit, že jste ve vleku okolností. Zejména pokud v plnění úkolu či cíle čekáte na podněty z druhé strany a ta dodává později nebo vám dělá změny pod rukama. Dá se to změnit – plánujte. A hlavně: kontrolujte jednotlivé kroky, vyhodnocujte.

Co s tím? Ukujte plán

Udělejte si celkový plán – časovou osu a všechny potřebné zdroje, které potřebujete ke splnění (kapacity, lidi, služby, výrobky, zapojení různých profesí…). Vše dobře naplánujte. A počítejte u toho s velkými „debatami“, možná dokonce spory. Ale znáte to – těžko na cvičišti, lehko na bojišti! 

• Plán rozdělte na jednotlivé fáze. A ke každé z nich definujte opět všechny potřebné zdroje.
• Předem si zajistěte potřebné zdroje – plánujte předem, kdy co potřebujete, ne až za běhu! Zapomeňte jednou provždy na „ono se to PAK nějak vyvrbí“. Nevyvrbí.
• Pravidelně KONTROLUJTE a VYHODNOCUJTE, že máte na další fáze projektu zajištěné zdroje. Pokud ne, urgujte, upozorňujte na to. Jinak si nezajistíte zdroje, a tím pádem opět nestihnete, co jste chtěli. Zde přesně je zakopán pes.
• Jak skončí jedna fáze projektu, vyhodnoťte si ji. Jak se podařila či nepodařila. Když nepodařila, tak co přesně nevyšlo. A plně se soustřeďte na následující fázi č. 2. A zároveň už předem kontrolujte zdroje na fázi č. 3, popřípadě i ty následující. Prostě abyste měli vše zajištěné a až přijde na věc, aby vše jelo jak po másle.  
• Až celý projekt nebo činnost skončí, projděte si, co se podařilo a co ne. Jasně vyhodnoťte, co nevyšlo – KDE PŘESNĚ A KDO A CO ZA TO PŘESNĚ MŮŽE. Nejde o to hledat viníka, ale POJMENOVAT PŘÍČINU, ať je jakákoliv. Když totiž pojmenujeme příčinu, uvědomíme si ji a příště už najdeme řešení rychleji. Pozor, toto je pro budoucí lepší plánování klíčové!!!

Tipy

1. Pozor na reálné versus optimistické plánování. Optimismus je bezva, ale plánujte vždy realisticky. Protože víte… vždycky se něco stane!!! Nemoc, dovolená, blbé počasí, dobré počasí… Vždycky.
2. Nelžete si. Fakt. Jasně pojmenovávejte příčiny problému a s tím pracujte.
3. Klíčová je kontrola jednotlivých fází – opravdu je máte pod kontrolou?! Tohle je základ, tím si hodně pomůžete.
4. Plnění plánu, kontrola = je důslednost. Tak buďte důslední!

Střípky (nejen) z korporátního života

Obecně je pro nás lidi děsně těžké přiznat si chybu. Jak si ale tuhle dovednost jednou osvojíte, bude vám to připadat jako naprosto přirozená věc. Kolegům to můžete usnadnit tak, že budete klást správné, konstruktivní dotazy – to je bez obviňování. Například? Tady v tomto bodě vznikl problém, poučme se z toho. Jak se z toho poučíme propříště? Co si z toho odnášíme?

Naučte se vnášet světlo do problému. Být důslední a neuhnout. Identifikovat problém  – a mít vždy argument pro sebe, šéfa či investora atp.

Neberte zodpovědnost za tým na sebe, když toho má moc. A v žádném případě nesedejte ke strojům, abyste s nimi dělali jejich práci, tj. programovali / psali e-maily / nebo cokoli jiného. Zato se ptejte: ČEHO PŘESNĚ JE MOC? Co přesně bylo špatně? 

Lidé se možná budou kroutit a tvrdit, že vlastně přesně neví, čeho je moc a jak to řešit. Vy ale neuhnete ze svého a zůstanete neústupní: A kdo jiný to má vědět? Tak jdi k počítači, projeď si své záznamy a dej mi vědět – po obědě to chci mít na stole. 

Počítejte s odporem a nedůvěřivými, manipulativními otázkami: Takže mám jako všeho nechat a jít se hrabat v dokumentech?! Vaše odpověď: Ano, já to vyhodnocuji tak, že tohle je teď důležité udělat prioritně. 

Vy to zvládnete. Naplánovat dovolenou bez cestovky taky zvládáte bravurně, přestože pro hromadu lidí je to mission impossible!