Jak delegovat práci s grácií

Mám toho strašně moc a nevím co dělat. Nevím jak s tím bojovat. Nikdy nemám hotovo. Úkolů mám mraky a do toho mi vždycky někdo vstoupí, vyruší mě… A vám opravdu vyhovuje přijímat úkoly bezhlavě jak fretka? Ve škole nás to nikdo neučí, přitom delegovat práci a zadávat úkoly snadno a účelně je zásadní skill pro zdravé fungování v pracovním světě.

Téma dne:

  1. Určování priorit
  2. Delegování – respektive zadávání úkolů
  3. Vyrušování, přerušování práce
  4. Braní na sebe více práce, než je (v daný okamžik) možné

1) Určování priorit

Uvědomte si, že nikdy nebude vše hotovo, čistý stůl  už dávno neplatí. Podívejte se na to, co vše se musí tento měsíc zvládnout, rozdělte si práci na týdny. A zaměřte se na následujících 14 dní a zejména na tento týden. Tak co to bude? Pokud hoří vše stejně a vše je stejně důležité, začnete prostě dělat něco z toho. Třeba to, co je vám nejsympatičtější nebo se vám do toho naopak nejvíc nechce. Jinak to nejde. Den má 24 hodin. 30 hod z něj neuděláte, ani kdybyste duši vypustili nebo ji ďáblu upsali.

2) Delegování, potažmo zadávání úkolů

Mám-li komu, zadávám úkoly. Nebo je deleguji tomu, komu ve skutečnosti patří, nebo kdo mi s tím pomůže. Jak na to? Už to znáte, ujasněte si nejprve účel: proč to jdete někomu zadat. A pamatujte: jsme na jedné lodi s týmem, ale každý na jiném místě a v jiné uniformě. Já jsem kapitán a řídím loď z kapitánského můstku!

Nenaznačovat, ale pěkně bez obalu zadat práci.

V tom vám mohou výrazně pomoci kouzelné věty jako:

  • „Pojďme si spolu na chvilku sednout, jdu ti zadat práci na dnešek.“
  • „Jdeme si ujasnit, co se dnes musí stihnout.“
  • Veeelký pozor na slova, která to znevažují, jako například: „Jdu na tebe něco hodit, haha…!“

A teď jedna manažerská mňamka: jak zadat/delegovat úkol někomu, kdo je přetížený? Ha! Obzvlášť když je vám to blbé až morálně nepříjemné… Tak od toho se oprostěte jednou provždy. Jste vedoucí právě proto, abyste mohli svou práci řídit. Proto tu pomyslnou kapitánskou čepici na hlavě oficiálně máte. Připomeňte si svůj účel jednání a svou roli!

Kouzelné věty vám opět pomohou:

  • „Rozumím tomu, že je toho moc“ (dejte najevo lidské pochopení situace).
  • „… nicméně, musíme to stihnout do konce týdne“ (jdete k cíli a hledáte řešení).
  • Zastavte nemilosrdně nežádoucí debatu: „Dobře, ale teď se pojďme soustředit na řešení.“

Takže, jaké je řešení? Co teď aktuálně uděláme? Pojďme se soustředit na jednotlivé kroky.

Pořád, ale opravdu pořád vše vztahujte jen k řešení, vynechte ostatní okolo. Neřešte svou pozici v problému, řešte problém.

3) Vyrušování, přerušování práce

Vyrušování

Těmto situacím je vystaven v pracovní sféře každý. Mějte ve svém slovním arzenálu nacvičené adekvátní odpovědi silného kalibru:

  • Ty, prosim tě, máš 5 minut, že jo?“ → „Hele, nemám. Budu mít až ve 14:00.“
  • Můžeš na chvilku?“ → „Hele, nemůžu, ozvi se ve 14:00.“

Nastavte si na svou důležitou práci čas. Svatý pro všechny kolem. Nemusíte nikomu nic vysvětlovat – prostě nemůžete. Ale nejste nefachčenkové, jste vstřícní, můžete jindy… a to druhé straně taky pěkně sdělte. To je přece fér a všichni vědí, na čem jsou.

Přerušování práce

Dělá vám problém něco vsunout do aktuální činnosti? Jak se vám překrývá víc zakázek naráz, je to pro vás problém?

Prostě si vše rozepište jako plán nebo mapu. Zapište, kde na projektu končíte. A zapište si úkoly, kde pak zase začít. Pěkně v bodech.

D) Brát na sebe více práce než je v daný okamžik možné

Když nabízíte druhému pomoc, vždy si uvědomte své vlastní limity. A mějte je pod kontrolou. Neposouvejte je! Pokud by pomoc druhému pro vás znamenala posouvat své zdravě nastavené limity, tak pomoc rozhodně nenabízejte. I když se druhý topí. Protože topit se společně s ním není správné řešení.

Nebo když vám někdo dává nový úkol, neodpovídeje hned, nepotvrzujte, že ho přijímáte. Dejte si čas, promyslete, zda máte všechny potřebné zdroje, kompetence a… čas! A až po tomto rozjímání dejte finální vyjádření.

Zlatá rada na závěr

Ano, být manažerem je někdy pecka (taková ta hořká od meruňky). Ale od toho tu jste, nasaďte manažerský klobouk pěkně frajersky do čela a jednejte. Na rozhodnutí jste sami, ano! Neukazujte své pochybnosti druhým, rozhodnutí máte vždy jen ve svých rukách. Je to vaše zodpovědnost i pravomoc. A to není vůbec špatné, ne?

helena

Mgr. Helena Macková

Osobní kouč pro talent, kariéru a osobní štěstí
Personální konzultant pro firemní změny

Kam dál? Vyberte co je vám nejbližší

Koučink, osobní rozvoj

Váš potenciál - naplňujete ho? Co kdyby pozitivní změny ve vašem životě probíhaly rychleji, efektivněji? Pořádný nádech a... pojďte se mnou odstranit bloky a nastartovat potřebné změny. Bude to intenzivní, ale zábavné a “téměř bezbolestné”!

VÍCE INFORMACÍ

Personalistika

Potřebujete (pře)nastavit firemní kulturu nebo organizační strukturu se vším všudy? Důkladný personální audit, postavit do latě personální procesy, vyladit komunikaci napříč celou firmou, zefektivnit pohovory, vyjasnit kompetence a klíčové pozice?

VÍCE INFORMACÍ

Školení

Nestůjte sami sobě v cestě - zapracujte na sebevědomí, sebepřijetí, na vztazích s ostatními. Leadership, ženský leadership, firemní kultura, personalistika v praxi… zapracujeme na tématu dle vaší volby - pokud se nebojíte být opravdu sami sebou.

VÍCE INFORMACÍ