Pracujete pořád, topíte se v úkolech… Uvolněte si konečně ruce a plavte kraula, ne čubu!

Topím se v práci v úkolech, VŠECHNO dělám já, na vše jsem sám. Uf, je toho moc. Nevím kudy kam. Pracuju pořád, konec v nedohlednu. Kdo mi hodí záchranný kruh? Co přestat čekat na vysvobození shůry a naučit se plavat v pracovním moři? Přestaňte se topit stylem “čuba”, nahoďte sebevědomého kraula.

Týká se vás to? Je to pěkně nepříjemné polykat den po dni frustraci z nikdy nekončící záplavy úkolů, na které si připadáte sami… Řešení? No, víc už zabrat nemůžete a přifouknout dnům hodiny a sobě energii taky nejde. Vytvořte si v práci prostor na skutečně důležité činnosti. To, co dělat nemusím, nedělám! Má to totiž nejspíš dělat někdo jiný. A když nikdo jiný není? Práci předávám všude tam, kam můžu. Nacházím řešení, vytvářím si ho. NETOPÍM SE, plavu kraula.

A co jsou skutečně důležité úkoly?

• Jste majitelem firmy? Pak je to to, co rozhoduje o vašem byznyse. A to rozhodně není nákup čajů pro zaměstnance nebo doplňování papírů do kopírky. To je úkol pro šikovnou asistenční sílu nebo stážistu.
• Jste zaměstnanec? Pak jsou to činnosti, za něž vás platí = co máte v popisu práce. Máte-li řídit tým, znamená to řídit určenou skupinu lidí a ne bezhlavě dělat všechno. Občas dokonce za druhé, protože oni to nedělají pořádně nebo neví jak, že…

Jenže tohle si obvykle neuvědomujeme – děláme zkrátka někdy práci za druhé. Práci, která nám nepřísluší. Za své podřízené, za své kolegy, členy týmu. Je čas s tím skoncovat!

Jak zatočit s úkoly, které vám nenáleží?

Udělejte si takovou soukromou minianalýzu – viz tabulka níže. Vytvořte si přehled, kde si podrobně zanalyzujete své aktivity, činnosti, úkoly. V tomto pořadí, žádné skákání:

1.  Vypište si všechny činnosti, jež děláte
2.  Odpovězte si: Je nutné/nezbytné dělat tuto činnost? Např. kvůli chodu firmy, legislativě…
3.  Odpovězte si: Baví mě to? Chci to dělat JÁ, jde to ze mě?
4. Pokud to já dělat nechci a nestojí to na mně – kdo to může dělat? Mám konkrétní osobu? Nebo ji ještě nemám? Jaké je řešení v tomto bodě? Nevadí, že zatím nikoho nemáte – ale už s jistotou víte, že to nechcete dělat vy, a musíte najít řešení. A to v horizontu, který si můžete dovolit.
5. Napište si poznámky: pokud bych to někomu předal – za jakých podmínek… co nějaký manuál, check-list? Mám na to postup?
6. Poznámka č. 2: POTŘEBUJI/ NEPOTŘEBUJI na to postup, plán?
7. Poznámka č. 3: Kdy přesně činnost předám, kdy vytvořím manuály, postupy? Stanovte si termíny. Září, říjen… nebo třeba po kvartálech. Není nutné vše vyřešit naráz a hned. Pěkně postupně, dejte si čas, žádné nervy. Není dobré přepálit start, je důležité doplavat do přístavu:-)

Celá tabulka ke stažení zde

Tip navíc

PŘEDÁVÁNÍ PRÁCE – jak na to

Když někomu něco předáváte, domluvte se spolu na „zkušebním období“ – např. si každou středu v jednu po obědě spolu sednete a poladíte případné vady na kráse. Stanovte si to jako závazné termíny v diáři.
Až si uvolníte ruce od zbytečných úkolů a činností, které může kompetentně převzít někdo jiný, to se vám to bude pracovat!