Že to je málo bohémské a vůbec to není sexy? No, tak dál nekoordinovaně vlajte od úkolu k úkolu jak otýpka slámy ve větru.
I Napoleon piloval strategii pečlivě jak švýcarský hodinář
Je to jako vždy – přece víme, proč ten který úkol děláme. Takže si vědomě odpovězte na otázku: JAKÝ JE ÚČEL AKTIVIT, které plánuji? A na to následně udělejte strategii:
Bod č. 1: PLÁNOVÁNÍ
- Odrazte se od cíle, k němuž jdete. Poté si stanovte jednotlivé kroky, které po cestě k cílové pásce potřebujete udělat.
- Rozdělte si celek na jednotlivé fáze a k nim přidělte deadline (popř. opačně: máte k ruce deadliny a k nim přiřazujte jednotlivé fáze).
- Následně řídíte jednotlivé fáze. Nastavíte úkol jednotlivých činností a na ně lidi, plus průběžně kontrolujete a vyhodnocujete, kde se aktuálně nacházíte a zda/jak plníte.
- Nastavte si na jednotlivé fáze mustr: zdroje, kapacita, činnosti, profesanti, časový buffer.
Plány si rozfázujte a v pátek po obědě si hezky sedněte s týmem, v tu dobu už naše nálada k výkonu klesá a na tvorbu velkých hodnot už to stejně není. Ukujte společně plán na následujících 14 dní. A plán na příští týden ZPŘESNĚTE. Také si udělejte hrubý rozpis na pondělí.
V pondělí přijdete do práce a plán na pondělí zkontrolujte a polaďte. Určitě vás totiž o víkendu nebo v pondělí ráno něco důležitého/převratného napadlo, přišel nějaký email…
Každý den, než opustíte práci, někam (jakýmkoli způsobem) zaznamenejte, co chcete dělat následující den.
Bod č. 2: PRIORITY a subdodávky!
Přesně tak, priority. Na to pozor. Pravidelně kontrolujte, jak je zvládáte, zda něco nového nehoří. Nastavte si systém na práci se subdodávkami. Nebo s kýmkoliv, na kom jste závislí a nemůžete se bez dodávky jeho „služby“ (činnosti) posunout dál.
Například každé úterý ráno překontrolujete termín závazků – slibů dodání – na celý měsíc (nebo jak potřebujete dlouho předem) a pošlete „připomínací zprávu“. Jak by měla vypadat?
Třeba: „Upozorňuji na termín dodávky, s nímž dle naší dohody počítám. Spoléhám na termín dodání XY…“ Nedávejte do e-mailu manévrující prostor pro to, aby vám subdodávka napsala jobovku: „jééé pardon, nestíháme…“
Těm, kteří dodávají později (nebo pro sichr všem), se týden před termínem ozvěte: „Posílám upozornění, za týden máme termín dle dohody… Spoléhám na to… A děkuji!“ Nedávejte možnost posunu času nebo úniku, že to nebude.
POZOR, když zadávám nebo deleguji úkoly – v takovém případě JE MUSÍM TAKÉ KONTROLOVAT! Jinak vysílám signál, že to není vážné. Příklad? Chci něco po účetní, tak se domluvíme na termínu, třeba do pátku do 14:00. Proto v pátek ve 14 hodin zkontroluji, zda je domluvený úkol hotov. A když není, rovnou volám. Aneb kde není žalobce, není soudce.
Bod č. 3: PRÁCE S ČASEM
Hooodně úkolů? Když je toho moc, nastavte si svůj „svatý čas“ = rande sám se sebou. Denně na hodinku na dvě… A přes to nejede vlak! Klidně si na to hoďte upomínku, kdy na vás každý den v pravý čas vyskočí třeba „schůzka se mnou“.
A toho se držte, nikomu se neobhajujte. Prostě v tomto čase už něco důležitého máte a nemůžete. Víte, jak si český, opravdu schopný manažer v americkém korporátu zajistí svaté právo na oběd? Prostě a elegantně: upozorní kolegy z USA „na drátě“, kteří nerespektují konec meetingu, že už musí běžet na důležitou schůzku jinam. Co je také důležitějšího než schůzka sám se sebou nad dobrým obědem!
Bod č. 4: NEBUĎ SPLAŠENÁ DRŮBEŽ
Když po mně někdo něco chce, neběhám jako splašená husa, která se chce zalíbit za každou cenu všem na dvorku od Alíka po hospodáře. To stejně nejde.
Tak to přece nemusíte udělat hned, když na to nemáte prostor. Nastavte si na tenhle případ klidně své pravidlo, ať v těchto situacích – a věřte, že se jim pracovně nevyhnete – nevaříte z vody a nehledáte slova.
Když vám někdo dá požadavek, tak si na místě prověřte, zda jej můžete zrealizovat. Kdy a za jakých podmínek. A pak můžete říct, kdy to uděláte.
Bod č. 5: VYRUŠOVÁNÍ, metla (pracujícího) lidu
„Sim tě, máš 5 minut?“ Tak 5 minut přece nikoho nezabije, že… NE! Nenechte se vyrušovat! To je jediné správné řešení. Vaše odpověď bude „Hele, nemám. Ale budu mít čas ve 14:00, ozvi se mi pak.“
TIPY NAVÍC při práci s týmem a pod tlakem
Ve svém přístupu k plánům si adekvátně nastavte hlavu! Jak na to v praxi, jakou používat řeč?
Sobě si řeknete: Nevím jak, ale to se stihne. To děláte pro sebe.
Směrem k týmu říkáte: Máme termíny a plány – takže jedem podle nich! To říkáte týmu a lidem kolem sebe.
Všem okolo: To stihneme, máme to naplánované, dělám pro to maximum. To je pro vaši image a prestiž.
Změňte větu „stíháš, máš to pod kontrolou?“ na jinou! Na týdenní porady s týmem si připravte shrnutí úkolů, co se stihlo, a naplánování příštího týdne. Směrem k týmu pomohou otázky a věty jako: „Co potřebuješ k tomu, abychom dodrželi náš plán?“ nebo „Potvrzuji termín, že to stihneme a prostě to bude hotové.“
Jaké jsou možnosti na stihnutí plánu?
- Ořezat činnosti na to nejnutnější! Eliminujte, co je teď navíc, nevede k cíli.
- Práce navíc/přesčas (řízený).
- Případně v čase krize nezbude než posunout plán.
Umět (si) dělat realistické plány se samozřejmě hodí nejen v práci. Kdo plánuje, ten jede. Kdo neplánuje, tomu ujede vlak. Tak si na své plány vždy udělejte čas. Získáte tím hromadu… času. A nejen to.
